Strategi Kendalikan Proyek
Untuk Mencapai Sasaran Bisnis

Oleh : Djoni Wibisono - Group Head of Project Management Solution

Ketatnya persaingan dan tuntutan prosentase profitabilitas yang semakin meningkat, membawa dampak yang besar terhadap mekanisme operasi suatu organisasi. Keputusan strategis selalu diupayakan guna menghasilkan dan mempertahankan kelangsungan aktivitas yang strategis pula.

Sebelum beroperasi, suatu organisasi / perusahaan harus menentukan business drivernya terlebih dahulu. Setelah itu baru menyusun prioritas dan penetapan parameter masing-masing business driver tersebut, misal parameternya: low = saving 10%, medium = saving 20%, high = saving 30% ke atas.

Yang perlu diketahui bahwa dalam mengelola aktivitas organisasi dibutuhkan metoda proyek, dimana setiap pekerjaan memiliki durasi waktu tertentu dan dapat diukur nilai keberhasilannya untuk mencapai hasil yang optimal.

Bagaimana strateginya ? Simak uraian singkat dibawah ini.

Memahami Business Driver
Yaitu penentuan / pendefinisian tujuan organisasi yang akan dicapai, misalnya untuk mengurangi biaya operasional,meningkatkan penjualan, dan lain-lain. Selanjutnya menyusun rencana strategis sebagai fondasi yang nantinya akan melekat terus dengan aktivitas organisasi. Beberapa contoh “business driver” antara lain:
- Reduce Expense
- Improve Profitability
- Improve Internal Performance

Penetapan Prioritas
Setelah menentukan business driver , perlu dibuat prioritas dan penetapan parameter dari tiap business driver. Beberapa metoda dapat dilakukan untuk menentukan prioritas ini, salah satunya adalah dengan metoda “pairwise comparison process”, sehingga bisa didapatkan “consensus strategic priorities” untuk setiap busines driver tersebut. Adapun contoh parameternya: low=saving 10%, medium=saving 20%, high=saving 30% ke atas.

Penentuan Parameter
Untuk mengetahui bahwa suatu proyek melekat pada suatu “business driver” maka perlu dilakukan penentuan proyek ini apakah memiliki implikasi besar atau kecil terhadap “business driver” tersebut.
Beberapa contoh antara lain:
» Reduce Expense
   ¤ Extreme
     • Reduces one-time expenses by $600,000 or more, or provides recurrent cost savings of $2         million or more over 5 years
   ¤ Strong
     • Reduces one-time expenses by $400,000 or more, or provides recurrent cost savings of $1         million or more over 5 years.
   ¤ Moderate
     • Reduces one-time expenses by $200,000 or more, or provides recurrent cost savings of         $800,000 or more over 5 years.
   ¤ Low
     • Reduces one-time expenses of up to $100,000 or provides recurrent cost savings of up to          $200,000 over 5 years.

» Improve Profitability
   ¤ Extreme
     • Net Present Value of a project is greater than $600,000
   ¤ Strong
     • Net Present Value of a project between $300,000 and $599,999
   ¤ Moderate
     • Net Present Value of a project is between $100,000 and
       $299,999
   ¤ Low
     • Net Present Value of a project between $0 and $99,999
» Improve Internal Performance
   ¤ Extreme
     • Reduces System downtime by 50% or Increase Capacity by 100%
   ¤ Strong
     • Reduces System downtime by 25-50% or Increase Capacity by 50-100%
   ¤ Moderate
     • Reduces System downtime by 10-25% or Increase Capacity by 25-50%
   ¤ Low
     • Reduces System downtime up to 10% or Increase Capacity up to 25%

Penilaian Proyek
Suatu proyek akan dievaluasi untuk menentukan adanya hubungan dengan business driver yang sudah didefinisikan dan melakukan penentuan besar kecilnya implikasi terhadap business driver yang berhubungan. Jadi suatu proyek bisa memiliki lebih dari satu business driver.
Dari hasil penilaian ini akan menghasilkan “strategic value” untuk tiap-tiap proyek sehingga dapat disusun prioritas untuk masing-masing proyek.
Dengan pendekatan ini, akan memudahkan suatu organisasi untuk mengevaluasi semua proyek yang ada dan bagaimana kontribusi suatu proyek terhadap organisasi secara keseluruhan. Metoda ini juga bisa dilakukan lewat pemakaian aplikasi, yang akan mencakup langkah-langkah di atas dan tentunya juga bisa dilakukan optimisasi dan “what-if analysis” untuk mendapatkan hasil yang optimal terhadap kebutuhan organisasi. Misalnya bila ternyata budget untuk keseluruhan proyek harus direvisi, harus ditetapkan proyek mana yang akan dilanjutkan dan yang perlu direview kembali.

Dari hasil pelaksanaan semua pendekatan tersebut diatas, akan mendorong tercapainya efektifitas organisasi, mekanisme operasional yang tetap fokus dan konsistensi manajemen terhadap tujuan yang akan diraih, dan tentunya kecepatan dalam mengambil keputusan akan membantu organisasi mencapai nilai objektif dari target yang telah ditetapkan.