Dalam buku Guide to the Project Management Body of Knowledge, yang lebih dikenal dengan Abbreviation PMBOK Guide, 2000 Edition (diterbitkan oleh the Project Management Institute, USA), Management Proyek adalah melakukan lima tahapan pekerjaan : Memulai (Initiating), merencanakan (Planning), Mengerjakan (Executing), Mengontrol (Controlling), dan Menutup (Closing), (lihat diagram). Pekerjaan mengontrol adalah membandingkan antara apa yang anda rencanakan dengan apa yang anda harapkan terjadi, sehingga tindakan perbaikan dapat diambil ketika terjadi penyimpangan dari target. Ini menjadi jelas, bahwa tanpa perencanaan, maka anda tidak dapat mengontrol proyek tersebut. Ada sebuah ungkapan “kita seolah tidak mempunyai waktu untuk merencanakan pekerjaan kita, namun kita selalu mempunyai waktu untuk mengerjakannya secara bersamaan”, dan demi melihat proyek kita, kita akan menyadari kenyataan apa yang sebenarnya terjadi.

Definisi dari Mengontrol
Pekerjaan membuat laporan dan melakukan control sering kali membingungkan. Padahal keduanya adalah pekerjaan yang berbeda. Membuat laporan adalah mengetahui apa yang seharusnya dilakukan dan apa yang telah dilakukan/pencapaian target dalam suatu momen, dan apa saja yang seharusnya/sebaiknya dilakukan (prediksi). Sementara mengontrol adalah mengetahui penyimpangan dalam sebuah perencanaan, memutuskan sebuah langkah untuk mengatasi penyimpangan tadi dan mengembalikannya ke rencana semula, serta diikuti dengan langkah untuk memonitor pelaksanaan dari baru tadi.

Apa Yang Harus Dikontrol
Anda tidak salah jika mengatakan bahwa semua yang terjadi diproyek adalah penting dan untuk itu perlu dikontrol. Namun mengawasi semua hal-hal kecil akan membuat kita membutuhkan tenaga dan waktu yang besar, yang sering kali kita tidak mempunyai itu semua. Ini berarti kita harus memprioritaskan apa yang harus kita control. Kita harus memutuskan karakteristik apa yang paling penting dari proyek tersebut. Dan dalam beberapa kasus factor-faktor ini selalu ada dalam bagian strategi perencanaan proyek kita, meliputi jenis pekerjaan (scope of work), biaya (cost), waktu (time), dan mutu (quality). Seorang Project Manager yang efektif bersama timnya akan selalu bergelut didalam proyek dalam rangka menyeimbangkan kebutuhan akan jenis, biaya, waktu, dan mutu untuk memenuhi tuntutan proyek. Bergantung kepada strategi proyek, karakter, dan situasi, prioritas control akan selalu bervariasi dari waktu ke waktu, namun yang selalu akan kita monitor dan awasi adalah urusan biaya dan waktu. Pimpinan Perusahaan yang sering kali tidak mempunyai banyak waktu, akan hanya selalu melihat sebuah laporan secara singkat, seperti pengeluaran biaya (cash flow) yang itu memang merupakan kombinasi dari dua aspek utama, waktu dan biaya. Penyimpangan dari biaya pengeluaran proyek, khususnya jika mengarah ke pengeluaran yang negatif, dapat menyebabkan kualitas proyek menjadi berkurang, seperti kemunduran schedule dari yang direncanakan, serta penundaan pembayaran upah terhadap pekerja. Pekerjaan yang tidak sempurna akan berdampak terhadap upah dan mundurnya jadwal.

Kapan Harus Mengambil Tindakan
Kapan memutuskan sampai dimana kemajuan yang dicapai adalah penting. Terlambat mengetahui sebuah penyimpangan yang terjadi sangatlah menyakitkan dan bakal membutuhkan banyak factor untuk mengembalikan sebuah rencana kembali pada jalurnya. Namun disisi lain, terlalu sering mengambil keputusan atas kemajuan sebuah proyek akan menjengkelkan sebagian besar tim proyek, dan mereka tidak akan loyal pada Anda ketika membuat sebuah laporan proyek. Ini jelas bahwa aktifitas pengawasan haruslah seimbang, serta menyesuaikan dengan karakter sebuah proyek haruslah menjadi pertimbangan. Pada sebagian proyek, laporan mingguan mungkin normal, namun jika Anda berada pada sebuah persimpangan, Anda mungkin menginginkan sebuah laporan harian. Sebuah factor lain yang juga penting adalah kecepatan Anda dalam menanggapi sebuah situasi. Adalah sangat tidak bisa diterima jika Anda telah sering kali mendeteksi sebuah penyimpangan, namun Anda terlambat menyikapinya. Terlambat dalam menerima informasi dan atau mengambil keputusan akan merusak semua system control. Untuk mengefisienkan sebuah system komunikasi, memangkas sebuah birokrasi yang berbelit kadang diperlukan.

Batas Penyimpangan
Kapankah penyimpangan menjadi masalah besar? Kapan sebuah iritasi ringan tumbuh menjadi tumor yang harus segera dioperasi? Ini bergantung pada 'ambang sensitifitas' organisasi yang berwenang dan sifat proyek itu sendiri, yang bervariasi pada proyek ke proyek. Sebagai contoh, proyek A dengan budget 1 milyar, disediakan cadangan dana sebesar 10 juta akan menyebabkan kekhawatiran, namun untuk proyek B dengan budget 100 milyar dengan cadangan yang sama hanyalah sebuah gangguan kecil. Pertimbangan yang sama juga digunakan untuk mengontrol time schedule. Penyimpangan biasanya tidak terjadi secara tiba-tiba, kecuali dalam situasi yang genting, namun bertahap, dalam skala kecil. Karakter ini dapat digunakan untuk menyusun system peringatan dini. Katakanlah Anda membagi batas penyimpangan dalam tiga tahap. Tahap pertama, penyimpangan dimonitor dengan ketat namun belum memerlukan tindakan yang cepat. Ketika penyimpangan meneyentuh tahap kedua, mulailah merencanakan bagaimana mengatasi masalah tersebut, dan ketika sampai pada tahap ketiga, jadikan rencana tersebut sebagai sebuah tindakan.

Laporan Kemajuan
Laporan rutin diperlukan mempertahankan kesadaran tim atas proyeknya, dimana penyimpangan terjadi dan apakah langkah perbaikan yang diambil sudah cukup efektif. Orang-orang perlu untuk melihat kembali laporan-laporan tersebut, namun mereka akan mudah bosan demi melihar berlembar-lembar halaman yang berisi kolom-kolom gambar dan tanggal. Untuk itu, mempersiapkan sebuah laporan dalam bentuk visual akan lebih efektif. Jika Anda dapat melihat apa

Kebanyakan factor yang sering menjadi kekeliruan seorang project manager adalah begitu mereka menekan nota pelaksanaan proyek baru, mereka sering kali panic dan merekrut tenaga-tenaga baru untuk segera memulai pekerjaan , dengan asumsi bahwa mereka bekerja dengan skedul yang ketat. Mereka tidak mengambil nafas terlebih dahulu untuk untuk merencanakan bagaimana memulai proyek tersebut, namun mereka merencanakannya bersamaan dengan memulai pekerjaan. Bukankah ini sama dengan sebuah contoh : Anda datang ke sebuah kota yang asing, mengendarai sendiri mobil Anda, mempunyai janji untuk bertemu client disebuah tempat, namun Anda lupa membawa peta. Memang Anda akan tetap sampai ke tujuan, namun setelah terlebih dahulu menghabiskan waktu untuk bertanya, salah jalan, sehingga itu semua memakan waktu Anda terlebih dahulu.

Kebutuhan akan Perencanaan dan Pengaturan
Dalam buku Guide to the Project Management Body of Knowledge, yang lebih dikenal dengan Abbreviation PMBOK Guide, 2000 Edition (diterbitkan oleh the Project Management Institute, USA), Management Proyek adalah melakukan lima tahapan pekerjaan : Memulai (Initiating), merencanakan (Planning), Mengerjakan (Executing), Mengontrol (Controlling), dan Menutup (Closing), (lihat diagram). Pekerjaan mengontrol adalah membandingkan antara apa yang anda rencanakan dengan apa yang anda harapkan terjadi, sehingga tindakan perbaikan dapat diambil ketika terjadi penyimpangan dari target. Ini menjadi jelas, bahwa tanpa perencanaan, maka anda tidak dapat mengontrol proyek tersebut. Ada sebuah ungkapan “kita seolah tidak mempunyai waktu untuk merencanakan pekerjaan kita, namun kita selalu mempunyai waktu untuk mengerjakannya secara bersamaan”, dan demi melihat proyek kita, kita akan menyadari kenyataan apa yang sebenarnya terjadi.

Definisi dari Mengontrol
Pekerjaan membuat laporan dan melakukan control sering kali membingungkan. Padahal keduanya adalah pekerjaan yang berbeda. Membuat laporan adalah mengetahui apa yang seharusnya dilakukan dan apa yang telah dilakukan/pencapaian target dalam suatu momen, dan apa saja yang seharusnya/sebaiknya dilakukan (prediksi). Sementara mengontrol adalah mengetahui penyimpangan dalam sebuah perencanaan, memutuskan sebuah langkah untuk mengatasi penyimpangan tadi dan mengembalikannya ke rencana semula, serta diikuti dengan langkah untuk memonitor pelaksanaan dari baru tadi.

Apa Yang Harus Dikontrol
Anda tidak salah jika mengatakan bahwa semua yang terjadi diproyek adalah penting dan untuk itu perlu dikontrol. Namun mengawasi semua hal-hal kecil akan membuat kita membutuhkan tenaga dan waktu yang besar, yang sering kali kita tidak mempunyai itu semua. Ini berarti kita harus memprioritaskan apa yang harus kita control. Kita harus memutuskan karakteristik apa yang paling penting dari proyek tersebut. Dan dalam beberapa kasus factor-faktor ini selalu ada dalam bagian strategi perencanaan proyek kita, meliputi jenis pekerjaan (scope of work), biaya (cost), waktu (time), dan mutu (quality). Seorang Project Manager yang efektif bersama timnya akan selalu bergelut didalam proyek dalam rangka menyeimbangkan kebutuhan akan jenis, biaya, waktu, dan mutu untuk memenuhi tuntutan proyek. Bergantung kepada strategi proyek, karakter, dan situasi, prioritas control akan selalu bervariasi dari waktu ke waktu, namun yang selalu akan kita monitor dan awasi adalah urusan biaya dan waktu. Pimpinan Perusahaan yang sering kali tidak mempunyai banyak waktu, akan hanya selalu melihat sebuah laporan secara singkat, seperti pengeluaran biaya (cash flow) yang itu memang merupakan kombinasi dari dua aspek utama, waktu dan biaya. Penyimpangan dari biaya pengeluaran proyek, khususnya jika mengarah ke pengeluaran yang negatif, dapat menyebabkan kualitas proyek menjadi berkurang, seperti kemunduran schedule dari yang direncanakan, serta penundaan pembayaran upah terhadap pekerja. Pekerjaan yang tidak sempurna akan berdampak terhadap upah dan mundurnya jadwal.

Kapan Harus Mengambil Tindakan
Kapan memutuskan sampai dimana kemajuan yang dicapai adalah penting. Terlambat mengetahui sebuah penyimpangan yang terjadi sangatlah menyakitkan dan bakal membutuhkan banyak factor untuk mengembalikan sebuah rencana kembali pada jalurnya. Namun disisi lain, terlalu sering mengambil keputusan atas kemajuan sebuah proyek akan menjengkelkan sebagian besar tim proyek, dan mereka tidak akan loyal pada Anda ketika membuat sebuah laporan proyek. Ini jelas bahwa aktifitas pengawasan haruslah seimbang, serta menyesuaikan dengan karakter sebuah proyek haruslah menjadi pertimbangan. Pada sebagian proyek, laporan mingguan mungkin normal, namun jika Anda berada pada sebuah persimpangan, Anda mungkin menginginkan sebuah laporan harian. Sebuah factor lain yang juga penting adalah kecepatan Anda dalam menanggapi sebuah situasi. Adalah sangat tidak bisa diterima jika Anda telah sering kali mendeteksi sebuah penyimpangan, namun Anda terlambat menyikapinya. Terlambat dalam menerima informasi dan atau mengambil keputusan akan merusak semua system control. Untuk mengefisienkan sebuah system komunikasi, memangkas sebuah birokrasi yang berbelit kadang diperlukan.

Batas Penyimpangan
Kapankah penyimpangan menjadi masalah besar? Kapan sebuah iritasi ringan tumbuh menjadi tumor yang harus segera dioperasi? Ini bergantung pada 'ambang sensitifitas' organisasi yang berwenang dan sifat proyek itu sendiri, yang bervariasi pada proyek ke proyek. Sebagai contoh, proyek A dengan budget 1 milyar, disediakan cadangan dana sebesar 10 juta akan menyebabkan kekhawatiran, namun untuk proyek B dengan budget 100 milyar dengan cadangan yang sama hanyalah sebuah gangguan kecil. Pertimbangan yang sama juga digunakan untuk mengontrol time schedule. Penyimpangan biasanya tidak terjadi secara tiba-tiba, kecuali dalam situasi yang genting, namun bertahap, dalam skala kecil. Karakter ini dapat digunakan untuk menyusun system peringatan dini. Katakanlah Anda membagi batas penyimpangan dalam tiga tahap. Tahap pertama, penyimpangan dimonitor dengan ketat namun belum memerlukan tindakan yang cepat. Ketika penyimpangan meneyentuh tahap kedua, mulailah merencanakan bagaimana mengatasi masalah tersebut, dan ketika sampai pada tahap ketiga, jadikan rencana tersebut sebagai sebuah tindakan.

Laporan Kemajuan
Laporan rutin diperlukan mempertahankan kesadaran tim atas proyeknya, dimana penyimpangan terjadi dan apakah langkah perbaikan yang diambil sudah cukup efektif. Orang-orang perlu untuk melihat kembali laporan-laporan tersebut, namun mereka akan mudah bosan demi melihar berlembar-lembar halaman yang berisi kolom-kolom gambar dan tanggal. Untuk itu, mempersiapkan sebuah laporan dalam bentuk visual akan lebih efektif. Jika Anda dapat melihat apa.

« back
___________________________________________________________________________________________________________________