Mengenal XPM
eXtreme Project Management
Oleh
: Erwien Nurwihatman, S.Si, M.Kom
Senior Business Consultant PT Prosys Bangun Persada dan
Dosen Bina Nusantara International The Joseph Wibowo Center
(JWC)
Email: ewien@yahoo.com
Perkembangan dunia manajemen proyek saat ini cenderung
berubah dengan cepat dan radikal. XPM atau eXtreme Project
Management memberikan kita cara pandang baru dalam memandang
sebuah proyek yang memiliki karakter lebih lincah, fleksibel
dan lebih cerdas dibandingkan dengan Manajemen proyek
tradisional atau Traditional Project Management (TPM).
Radikal berarti segalanya terus berubah dan selalu baru.
Dalam tulisan ini akan disajikan pengenalan manajemen
proyek radikal yang populer dengan istilah XPM (eXtreme
Project Management) dari awal hingga akhir beserta dengan
perangkat-perangkat dan teknik yang diperlukan dalam menjalankan
proyek di sebuah organisasi.
Pendahuluan
Manajemen proyek tradisional ( TPM ) adalah bagaimana
kita mengendalikan sebuah proyek yang diketahui (known)
sedangkan Manajemen proyek eXtreme (XPM) adalah sebuah
pengendalian proyek yang tidak diketahui (unknown). TPM
memiliki sifat yang lambat dan stabil karena sangat bergantung
dari perencanaan yang telah dibuat dengan matang sebelumnya.
XPM lebih chaotic, messy dan unpredictable; sehingga speed
dan inovasi diperlukan beserta dengan perencanaan chaotic
yang just-in-time.
XPM
juga memerlukan quantum mind-set baru dalam memandang
sebuah proyek supaya proyek bisa terlaksana dengan sukses,
yaitu bagaimana kita mempercayai dunia akan bekerja berdasarkan
asumsi-asumsi yang dibuat. Quantum mind-set berdasarkan
pada realitas bahwa perubahan adalah sebuah norma, sebaliknya
Newtonian mind-set berdasarkan kepada kepercayaan bahwa
stabilitas adalah sebuah norma. Jadi bisa kita katakan
bahwa XPM adalah sebuah kendaraan bagaimana Quantum mind-set
tersebut bisa bekerja. ( Adaptability is more important
than Predictability )
Sebuah
contoh yang sangat jelas dari dari sebuah eXtreme Project
adalah :
•
Requirement proyek berganti terus di setiap malam
•
Proyek tersebut melibatkan sebuah teknologi baru dengan
metodologi baru, dimana belum pernah ada yang
mencoba sebelumnya, sehingga belum ada pelajaran atau
studi kasus yang bisa didapatkankan sebelumnya
•
Waktu deadline-nya hanya setengah dari waktu normal proyek
•
Kualitas di setiap prosesnya hampir tidak pernah ada waktu
berlangsungnya proyek
•
Setelah setengah jalan dari waktu pelaksanaan proyek,
customer secara mendadak memutuskan keinginan
atau ekspektasi yang berbeda
•
Suasana dan lingkungan proyek yang chaotic dan tidak dapat
diprediksi sebelumnya , selalu berubah-ubah
dengan pola yang eXtreme.
Konsep
Manajemen Proyek eXtreme
Bagi
Manajer Proyek yang sedang menghadapi sekian banyak proyek
atau proyek yang terus menerus berubah-ubah setiap hari,
atau tidak memiliki sumber daya atau orang-orang yang
berkemampuan memadai, dan tidak memiliki waktu atau uang
yang mencukupi, maka manajemen proyek eXtreme adalah cara
yang paling tepat untuk menyelesaikan masalah tersebut
Manajemen proyek sampai sekarang ini sudah
berevolusi melalui 4 tahap : 1. Gelombang Pertama- Awal
( 1950 1970), 2. Gelombang Kedua Rekayasa (1970 Sekarang),
3.Gelombang Ketiga Dinamika ( 1980 Sekarang ), 4.Gelombang
Keempat eXtreme (1990 - ).
Berdasarkan
statistik dalam kurun 25 tahun terakhir mayoritas perusahaan
masih menggunakan praktek-praktek manjamen proyek gelombang
kedua. Proyek-proyek perekayasaan mendapat justifikasi
melalui analisis biaya manfaat sekedarnya tidak ada realisasi
manfaat yang efektif. Peran Manajemen Senior terlibat
dalam Komite Pengarah ala kadarnya TI tetap dipercaya
sebagai ”ilmuwan” atau ”pakar”.
Peran
Pakar Bisnis memiliki keterlibatan ala kadarnya sebagai
analis bisnis dan sebagai pelaksana kegiatan pengujian
serta pendokumentasian Beberapa manajer proyek bisnis
yang hanya memiliki sedikit dukungan dan pelatihan. Fokus
Manajemen merupakan fokus berkelanjutan pada kegiatan-kegiatan
pengembangan saja Pengukuran formal tercatat dalam catatan
produktivitas pengembangan. Struktur Tim merupakan tim
tunggal dengan pemimpin teknik dan pakar-pakar teknik
yang berkaitan yang domininan, seperti pakar database.
Pendekatan Perencanaan bersifat makro yang didasarkan
pada konsep-konsep perekayasaan seperti hanya ada satu
perencanaan, dengan spesifikasi di muka yang tetap dan
formal. Dinamika Proyek ditentukan oleh pakar, di mana
para spesialis TI dan lainnya membuat anggaran dan teknologi.
Pada
manajemen proyek eXtreme atau Gelombang Keempat (1990
- ) . Justifikasi Proyek sepenuhnya berfokus pada nilai
tambah dan realisasi manfaat. Peran Manajemen Senior sebagai
manajer eksekutif proyek untuk keseluruhan siklus hidup
produk atau sistem. Peran Pakar Bisnis dan tim teknologi
telah benar-benar terintegrasi. Fokus Manajemen akan fokus
pada keseluruhan siklus hidup produk dengan proses yang
terintegrasi dan terdapat pengukuran. Struktur Tim merupakan
tim virtual di dalam organisasi virtual yang didasarkan
pada kemitraan dan jaringan. Pendekatan Perencanaan bersifat
organik dengan rencana mikro dan siklus pengembangan yang
sangat pendek ( dibuat harian). Dinamika Proyek semakin
ditentukan oleh kendala, tetapi diimbangi dengan pertimbangan
tingkat pengembalian investasi ( ROI).
Manajemen
proyek eXtreme dengan nilai-nilai : 1. Partisipatif, 2.Proaktif,
3. Terbuka, 4. Berorientasi-keluar, 5.Saling mempercayai,
maka ada beberapa konsep XPM radikal yang perlu kita ketahui
bersama :
•
Manajemen proyek eXtreme sama sekali berbeda dari manajemen
teknik
• Konteks jauh lebih penting daripada isi
• Manajemen proyek eXtreme terjadi sepanjang masa
• Manajer proyek bertindak lebih sebagai fasilitator
dan integrator daripada sebagai manajer proyek yang
berorientasi teknis
• Manajer senior bertindak sebagai manajer eksekutif
proyek
• Perencanaan skenario, bukan perencanaan makro
• Perencanaan cepat yang bersifat partisipatif
• Tim virtual, bukannya tim tradisional
Manajemen
proyek yang efektif membutuhkan keseimbangan dan keterpaduan
antara isi ( penyampaian-hasil teknis, tugas, dinamika
internal ) dan konteks ( manajerial, politik, lingkungan
sosial) dari proyek. Perbedaan yang menyolok antara manajemen
proyek tradisional dan manajemen proyek eXtreme adalah
bahwa manajemen proyek tradisional berfokus ke bawah dan
ke dalam, yaitu ke tim dan konteks teknis proyek. Manajemen
proyek eXtreme berfokus ke luar dan ke atas, yaitu ke
stakeholder, sponsor proyek, dan hubungan yang rumit antara
proyek dan stakeholder.
Manajemen
proyek eXtreme mengadopsi perspektif sepanjang masa. Berbeda
dengan manajemen proyek tradisional, dimana selama pengembangan
proyek, mulai dari studi kelayakan hingga implementasi,
pencatatan biaya, durasi dan kegiatan, serta pelaporan
setelah pasca implementasi kaji ulang, mekanisme penelusuran
dan pelaporan akan dihentikan ketika proyek selesai. Sebaliknya
fokus manajemen proyek eXtreme lebih memberi perspektif
dalam Kaji-Ulang Pasca-impelementasi dan Kaji-Ulang Realisasi
Manfaat.
Perangkat-perangkat
Manajemen Proyek eXtreme
Pada
awal tahun 1980-an, AT&T bereksperimen di bidang teknik
analisis dan perancangan system yang dinamakan FAST. Teknik
itu mencakup analisis dan perancangan sistem informasi
dengan menggunakan para klien kunci dan pakar analisis
sistem. Melalui ”tukar pikiran atau brainstorming”
dalam sesi (pelatihan) tim yang intensif (biasanya kurang
dari lima hari), waktu penyelesaian proses analisis dan
perancangan sistem dapat dipersingkat secara dramatis
dengan kualitas yang lebih baik. Di bidang TI, teknik
FAST semakin dikenal luas sebagai perencanaan permintaan
bersama atau joint requirement planning (JRP) dan perancangan
aplikasi bersama atau joint application design (JAD).
Teknik-teknik yang digerakkan oleh tim itu, bersama dengan
bantuan komputer secara terpadu atau integrated computer-aided
software engineering ( ICASE) tools, dinamakan pengembangan
aplikasi secara cepat (rapid application development).
Pengambaran yang sangat baik mengenai pendekatan pengembangan
itu dapat ditemukan pada buku yang ditulis Chris Meyers
(1993), yaitu Fast Cycle Development dan buku yang sangat
bagus karya Steve McConnell (1996), yaitu Rapid Development.
Teknik
serupa telah diterapkan ke pendekatan baru perencanaan
strategis yang dikembangkan oleh Jacobs dan lainnya (1994),
yakni banyak orang terlibat dalam penyusunan perencanaan
strategis ” dari bawah ke atas” dengan menggunakan
proses partisipasi. Konsep manajemen yang digerakkan oleh
tim ini yang menghasilkan proses sesi (pelatihan) yang
dikenal sebagai Perencanaan Cepat ( Rapid Planning, RAP).
RAP saat ini digunakan sebagai salah satu perangkat populer
dalam pendekatan manajemen proyek eXtreme. Pengalaman
menunjukkan bahwa dengan pendekatan sesi RAP dapat mengurangi
waktu pembuatan rencana proyek, meningkatkan akurasi rencana,
dan menjamin bahwa seluruh stakeholder kunci dan penyedia
jasa diajak berkonsultasi dan dilibatkan sebelum rencana
tersebut ”dilanjutkan, padahal seharusnya tidak”.
Dengan
menggunakan pendekatan manajemen proyek tradisional, untuk
proyek kecil yang melibatkan 10 stakeholder kunci pengkaji-ulang
rencana, kaji-ulang dan persetujuan proyek membutuhkan
waktu satu bulan penuh. Sesi RAP untuk proyek serupa dapat
diselesaikan dalam waktu satu atau dua hari!
Kesimpulannya,
perencanaan proyek tidak boleh dibuat oleh satu orang,
para stakeholder harus dilibatkan secara aktif, dan jangan
membuat rencana yang tidak sesuai dengan apa yang telah
diprediksi.
Penutup
Beberapa
proyek-proyek yang terjadi saat ini bisa dijalankan dengan
Traditional Project Management ( TPM ), dengan syarat
proyek-proyek tersebut tidak berubah-ubah terus menerus.
Pada
kenyataannya hampir semua proyek-proyek yang ada saat
ini berada dalam chaotic environment. Extreme Project
Management ( XPM ) lebih merupakan sebuah mindset baru
dan bukan sebuah proses yang baru dalam Manajemen Proyek.
XPM memerlukan kedekatan komunikasi dengan sponsor dan
keterlibatan sponsor.
XPM
bisa dianalogikan sebagai musik beraliran Jazz dimana
untuk pendengar tertentu Jazz akan didengar lebih chaotic
dan random, padahal sesungguhnya tidak. Musik Jazz memiliki
framework dimana musisi bisa berimporvisasi dengannya.
Sedangkan TPM sendiri bisa dianalogikan dengan musik Classic
dimana musik tersebut ada harmonisasi, keteraturan dan
terarah. Kuncinya adalah bahwa Anda harus menjadi pemain
yang brilian supaya dapat berimprovisasi secara efektif.
Hal yang sama juga terjadi pada tim yang kreatif: Anda
memerlukan orang terbaik supaya model eXtreme bisa bekerja.
(It's Jazz, not Classical Music ?ENU)
*
Article Source : Thomset, Rob: Radical Project Management,
Prentice Hall, Upper Saddle River, 2002.
«
back
___________________________________________________________________________________________________________________
